2026/7/14
請求書や注文書、申込書、点検表など、紙やPDFで届く書類の内容を確認し、Excelや業務システムへ入力する作業は、多くの企業で発生しています。
一見すると単純な作業ですが、処理する書類が増えるほど担当者の負担は大きくなります。
こうした作業を繰り返していると、入力時間の増加だけでなく、転記ミスや確認作業の負担、業務の属人化にもつながります。
そこで活用されているのが、紙やPDFの文字をデータ化できるAI-OCRです。
本記事では、AI-OCRを活用したデータ入力・転記業務の自動化について、AI-OCRでできること、API・RPAなどを活用したシステム連携、製品選定時に確認したいポイントまで解説します。
次のような課題を抱えている場合、AI-OCRによる業務効率化を検討する余地があります。
こうした課題を解決するうえで重要なのは、AI-OCRで文字を読み取ることだけではありません。
読み取ったデータをどこへ渡し、どのように業務へ組み込むかまで考えることが、転記作業の自動化につながります。
AI-OCRとは、紙やPDF、画像などに記載された文字を認識し、デジタルデータへ変換する技術です。
従来のOCRと比べて、印字された文字だけでなく、手書き文字や複雑な帳票などにも対応できる製品が増えています。
例えば、次のような書類のデータ化に活用できます。
ただし、AI-OCRの基本的な役割は**「書類に書かれている情報を読み取り、データ化すること」**です。
読み取ったデータをExcelへ入力したり、販売管理システムや基幹システムへ登録したりする処理は、別途仕組みが必要になる場合があります。
そのため、AI-OCRを導入しただけでは、転記作業が完全になくならないケースがあります。
例えば、注文書をAI-OCRで処理する場合、次のような業務フローを想定してみましょう。
紙・PDFの注文書
↓
AI-OCRで文字を読み取る
↓
CSVなどのデータとして出力する
↓
担当者がExcelへ入力する
↓
担当者が販売管理システムへ登録する
AI-OCRによって文字を入力する作業の一部を効率化できても、その後に、
などの作業が残ることがあります。
つまり、AI-OCRの導入だけでは、「読み取り」は自動化できても、「転記・登録」まで自動化できるとは限りません。
本当にデータ入力業務を効率化するには、AI-OCRで取得したデータを、その後の業務へスムーズにつなげる仕組みが重要です。
AI-OCRで読み取ったデータをExcelや業務システムへ反映するには、APIやRPAなどを組み合わせる方法があります。
例えば、次のような業務フローです。
紙・PDF
↓
AI-OCRで読み取り
↓
必要な項目をデータ化
↓
API・RPAなどでデータを連携
↓
Excel・販売管理システム・基幹システムなどへ登録
このように、「読み取り」から「転記・登録」までを一連の業務として設計することで、手入力が発生する工程を減らせます。
また、担当者による入力作業を減らすことで、入力ミスや転記漏れの防止、確認作業の負担軽減も期待できます。
ただし、すべてのAI-OCR製品が同じ連携機能を備えているわけではありません。
AI-OCRを選ぶ際には、読み取り精度だけでなく、読み取った後のデータをどのように活用・連携できるかまで確認することが重要です。
AI-OCRによって紙やPDFをデータ化できても、それだけで業務上の情報活用が完了するわけではありません。
例えば、次のような課題が残ることがあります。
つまり、紙やPDFをデータ化することは、業務効率化のスタート地点ともいえます。
AI-OCRを選ぶ際は、「どれだけ正確に読み取れるか」だけでなく、データ化した情報をその後どのように検索・管理・活用するのかまで考えることが大切です。
AI-OCR製品を選ぶ際、「文字を正確に読み取れるか」は重要なポイントです。
しかし、データ入力や転記業務の効率化を目的とする場合は、それだけでは十分ではありません。
ここでは、AI-OCRを業務に導入する際に確認しておきたい5つのポイントを紹介します。
AI-OCR製品の中には、読み取ったデータをCSVなどで出力することを主な機能としているものもあります。
しかし、実際の業務では、読み取った後に次のような処理が必要になるケースがあります。
そのため、AI-OCRを選ぶ際には、APIやRPAなどを利用して既存のシステムと連携できるかを確認しておきましょう。
また、単に「API連携に対応しているか」だけではなく、自社で実際に利用しているシステムや業務フローに組み込めるかまで確認することが重要です。
実際の業務で扱う書類は、1ページだけとは限りません。
例えば、契約書や発注書、見積書、添付資料付きの申込書など、複数ページで構成された文書もあります。
AI-OCR製品によっては、複数ページの文書を処理する際の仕様や対応範囲が異なります。
そのため、導入前には「複数ページに対応しているか」だけでなく、実際に自社で使用している帳票を使って問題なく処理できるかを確認することをおすすめします。
業務によっては、点検表や作業報告書、申込書など、手書き文字を含む書類を扱うことがあります。
近年のAI-OCRには手書き文字に対応した製品もありますが、認識精度は製品や帳票の状態によって異なります。
特に、次のような条件では読み取り結果に差が出る場合があります。
そのため、「手書き文字に対応しているか」だけで判断するのではなく、実際に使用する帳票で読み取り精度を確認することが重要です。
また、手書き文字を読み取った後に、Excelや業務システムへどのように連携できるかも合わせて確認しておきましょう。
AI-OCRの料金体系には、主に次のようなタイプがあります。
| 料金体系 | 特徴 |
|---|---|
| 従量課金 | 読み取ったページ数や件数に応じて費用が発生する |
| 月額固定 | 毎月一定の料金で利用できる |
従量課金は利用量が少ない場合にコストを抑えやすい一方、処理する書類が増えると費用も増加します。
一方、月額固定型は毎月の費用を把握しやすく、継続的にAI-OCRを利用する場合に適しています。
料金を比較するときは、現在の処理量だけでなく、今後どの程度利用する可能性があるかも考慮しましょう。
AI-OCRの導入目的が「紙やPDFをデータ化すること」だけであれば、読み取り機能を中心に比較しても問題ありません。
しかし、入力・転記業務の効率化や文書活用まで考えるのであれば、データ化した後に何ができるかも重要な選定ポイントになります。
例えば、
といった点を確認しておくとよいでしょう。
「読み取れるか」だけではなく、「読み取ったデータを業務でどう使うか」まで考えて製品を選ぶことが、AI-OCR導入を成功させるポイントです。
※AI-OCR製品の違いや比較ポイントについて詳しく知りたい方は、「AI-OCR比較のポイントとは？失敗しない製品選定のコツ」をご覧ください。
AI-OCRは、紙やPDFの情報をデータ化するだけでなく、その後の入力・登録・検索などの業務と組み合わせることで、さまざまな業務の効率化に活用できます。
例えば、次のような業務が考えられます。
| 書類 | 活用例 |
|---|---|
| 注文書 | 商品情報や数量を読み取り、販売管理システムへ登録 |
| 請求書 | 請求金額や取引先情報を読み取り、会計システムへ登録 |
| 契約書 | 契約情報をデータ化し、文書管理・検索に活用 |
| 点検表 | 点検結果をデータ化し、集計・管理 |
| 申込書 | 顧客情報を読み取り、顧客管理システムへ登録 |
| アンケート | 回答内容をデータ化し、集計・分析 |
このように、AI-OCRを単体で利用するのではなく、APIやRPA、既存システムなどと組み合わせることで、「読み取り後」の業務まで効率化できます。
また、データ化した文書を検索・分析できる環境を整えれば、入力作業の効率化だけでなく、蓄積した情報の有効活用にもつなげられます。
AI-OCRを導入しても、読み取ったデータをどのように業務へつなげるかが決まっていなければ、手作業が残ってしまうことがあります。
AIROは、紙やPDFなどの文書をデータ化するだけでなく、データ化した後の連携・検索・活用まで見据えたAI-OCRサービスです。
AIROでは、紙やPDF、画像などの文書をAI-OCRで読み取り、必要な情報をデータ化できます。
印字文字だけでなく、手書き文字にも対応しており、さまざまな業務で発生する文書のデジタル化に活用できます。
AI-OCRで読み取ったデータを業務で利用するには、既存システムへの連携が必要になる場合があります。
AIROでは、APIやRPAなどを活用して、読み取ったデータを既存の業務フローへ組み込むことが可能です。
例えば、
紙・PDF
↓
AIROで読み取り
↓
必要な情報をデータ化
↓
API・RPAなどで連携
↓
業務システムへ登録
といった流れを構築できます。
これにより、AI-OCRで読み取った後に発生していたコピー＆ペーストや手入力などの作業を減らし、業務全体の効率化につなげられます。
AIROの特徴は、AI-OCRによるデータ化だけではありません。
データ化した文書をAI検索などに活用することで、必要な情報を探すための時間を減らし、社内に蓄積された文書を業務に活用しやすくなります。
例えば、
といった使い方が可能です。
つまりAIROでは、
「紙・PDFを読み取る」
↓
「データとして業務に利用する」
↓
「蓄積した情報を検索・活用する」
という、文書のデジタル化からその先の活用までを一つの流れとして考えることができます。
AI-OCRを単なる「入力作業の効率化ツール」としてではなく、社内にある文書を業務で活用するための基盤として検討したい企業にも適しています。
AI-OCRは文字をデータ化する技術です。Excelや基幹システムへの入力まで自動化するには、APIやRPAなどと連携することで、より効率的な業務フローを構築できます。
製品によって対応状況は異なります。契約書や申込書など複数ページの帳票を扱う場合は、導入前に実際の帳票で読み取り精度や処理方法を確認することをおすすめします。
多くのAI-OCR製品は手書き文字にも対応しています。ただし、文字の崩れ方や帳票のレイアウトによって認識精度は異なるため、事前検証が重要です。
対応する製品であれば、販売管理システムや会計システム、CRMなど、さまざまな業務システムと連携できます。APIやRPAに対応しているかどうかがポイントです。
※実際の業務でAI-OCRを活用するイメージを知りたい方は、「AI-OCRで注文書処理を自動化｜PDF・FAX・手書き注文書をCSV・Excelへ変換する方法」もぜひご覧ください。
紙やPDFの書類をExcelや業務システムへ入力する作業は、日々の業務の中で大きな負担となることがあります。
AI-OCRを活用すれば、紙やPDFに記載された情報をデータ化できます。
しかし、AI-OCRを導入するだけで転記作業がすべてなくなるとは限りません。
重要なのは、
① 書類を読み取る
② データをExcelや業務システムへ連携する
③ 蓄積したデータを検索・活用する
という、データ化した後の業務まで考えることです。
APIやRPAなどを組み合わせれば、AI-OCRで読み取ったデータを既存の業務システムへ連携し、手入力や転記作業を減らせる可能性があります。
さらに、データ化した文書をAI検索などに活用することで、単なる入力業務の効率化にとどまらず、社内に蓄積された情報の検索・活用にもつなげられます。
AIROは、AI-OCRによる文書のデータ化に加え、API・RPA連携やAI検索など、「読み取った後」の業務やデータ活用まで見据えたAI-OCRサービスです。
「紙やPDFの入力作業を効率化したい」
「AI-OCRを導入したものの、転記作業が残っている」
「蓄積した文書をもっと検索・活用したい」
このような課題をお持ちでしたら、AIROの活用をご検討ください。