AI-OCRで注文書をデータ化する方法｜PDF・FAX・手書き注文書を効率化
2026/7/14
■ 注文書の入力・転記作業に時間がかかっていませんか？
取引先から届く注文書の内容を、販売管理システムや基幹システムへ手入力していませんか？
注文書は紙やFAX、PDFなどさまざまな形式で届くうえ、取引先によってレイアウトが異なる場合もあります。そのため、注文内容を確認しながら一件ずつ入力する作業は、受注担当者の大きな負担になりやすい業務です。
特に、次のような課題を抱えている企業では、注文書のデータ化が業務効率化につながります。
- 紙・FAX・PDFの注文書を手入力している
- 注文内容の転記や入力に時間がかかる
- 商品コードや数量などの入力ミスが発生する
- 取引先ごとに注文書のレイアウトが異なる
- 手書きの注文書を処理する機会が多い
- 繁忙期に注文書の処理が追いつかない
こうした注文書の入力・転記作業を効率化する方法の一つが、AI-OCRによる注文書のデータ化です。
AI-OCRを利用すると、注文書に記載された文字や項目を読み取り、業務で利用できるデータとして抽出できます。CSV出力や販売管理システム、RPAなどとの連携によって、その後の入力・登録作業まで効率化することも可能です。
本記事では、AI-OCRで注文書をデータ化する方法やメリット、対応できる注文書の種類、導入時に確認したいポイントについて解説します。
■ 注文書のデータ化とは？
注文書のデータ化とは、紙やFAX、PDFなどで受け取った注文書から、注文番号や商品名、数量などの情報を抽出し、コンピューターで扱えるデータに変換することです。
単に注文書をスキャンしてPDFとして保存するだけでは、注文内容を販売管理システムなどへ入力する作業は残ります。
そこで、注文書に記載された情報をOCRで読み取り、CSVなどのデータとして出力することで、後続の入力・登録業務につなげます。
例えば、注文書から次のような情報を抽出できます。
- 注文番号
- 注文日
- 会社名
- 商品コード
- 商品名
- 数量
- 単価
- 金額
- 納品先
このように注文書の内容をデータ化しておけば、担当者が注文書を見ながら一項目ずつ入力する作業を減らせます。
さらに、販売管理システムや基幹システム、RPAなどと組み合わせることで、「注文書を受け取る→内容を読み取る→データを登録する」までの一連の業務を効率化できます。
■ 注文書をAI-OCRでデータ化するメリット
● 注文内容の入力・転記作業を削減できる
注文書を手作業で入力する場合、担当者は注文書の内容を確認しながら、商品コードや数量、金額などを一項目ずつ入力する必要があります。
AI-OCRを利用すれば、注文書に記載された情報を自動で読み取ってデータ化できるため、担当者は読み取り結果の確認や必要な修正に集中できます。
特に、処理する注文書の件数が多い企業では、手入力する項目を減らすことで、受注担当者の作業負担を軽減できます。
● 入力・転記ミスを防止できる
注文書を目視しながら手入力すると、商品コードや数量、金額などの入力間違いや転記漏れが発生する可能性があります。
注文内容の誤入力は、誤出荷や納期の遅れなど、後工程にも影響する場合があります。
AI-OCRで注文書の情報を読み取れば、手作業による入力そのものを減らせるため、入力・転記に起因するミスの削減につながります。
ただし、AI-OCRもすべての文字を完全に認識できるわけではありません。読み取り結果を確認し、必要に応じて修正する運用を組み合わせることが重要です。
● さまざまな形式の注文書をまとめて処理できる
注文書は、取引先によって受け取り方が異なります。
例えば、
- 紙の注文書
- FAX注文書
- PDF注文書
- スキャンした画像
- 手書き注文書
など、複数の形式が混在するケースがあります。
AI-OCRを活用することで、こうした注文書をデータ化し、後続の業務で利用しやすい形式にまとめられます。
● 注文データをその後の業務に活用できる
注文書をデータ化するメリットは、入力作業を減らすことだけではありません。
CSVなどで注文データを出力できれば、
- 販売管理システムへの登録
- 基幹システムへの取り込み
- RPAによる定型処理
- BIツールでの集計・分析
など、後続業務にも活用できます。
つまり、AI-OCRは注文書を「読む」だけでなく、注文書に記載された情報を次の業務へつなげるための入口として活用できます。
■ 注文書をAI-OCRでデータ化する際によくある課題
AI-OCRを導入すれば注文書の処理を効率化できますが、実際に導入・運用する際には、いくつか確認しておきたいポイントがあります。
● 手書き注文書をどこまで読み取れるか
手書きの注文書は、文字の形や記入方法によって読み取り結果が変わります。
特に、数字やアルファベット、似た形の文字などは誤認識が発生する可能性があります。
そのため、手書き注文書を多く扱う場合は、導入前に実際の帳票を使って読み取り精度を確認することが重要です。
● 取引先ごとに異なるレイアウトへ対応できるか
注文書は、すべて同じフォーマットで届くとは限りません。
取引先によって、
- 項目の位置
- 表の構成
- 商品明細の並び
- 帳票サイズ
などが異なる場合があります。
そのため、AI-OCRを選ぶ際には、定型帳票だけでなく、レイアウトの異なる注文書にも対応できるかを確認する必要があります。
● OCR後のデータをどのように利用するか
注文書を読み取ってデータ化するだけでは、業務全体の効率化につながらない場合があります。
重要なのは、OCRで抽出したデータをその後どのように利用するかです。
例えば、
注文書を受け取る
→ AI-OCRで読み取る
→ データを確認・修正する
→ CSVなどで出力する
→ 販売管理システムへ登録する
というように、前後の業務まで含めて運用を設計することが大切です。
そのため、AI-OCRを選定するときは、読み取り精度だけでなく、CSV出力や外部システムとの連携方法まで確認することをおすすめします。
■ AI-OCRで注文書をデータ化する仕組み
AI-OCRでは、注文書の画像やPDFなどを読み込み、画像内の文字や帳票の構造を解析して注文情報を抽出します。
従来型のOCRは、あらかじめ設定した位置の文字を読み取る方式が中心でした。そのため、帳票のレイアウトが変わると、読み取り設定の変更が必要になる場合があります。
一方、AI-OCRでは、AIによる画像認識などを活用して、文字だけでなく帳票内の情報を解析します。
そのため、紙やPDF、FAXなどの注文書から、必要な項目を抽出してデータ化することが可能です。
例えば、次のような注文書のデータ化に活用できます。
- 紙の注文書
- FAX注文書
- PDF注文書
- スキャン画像
- 手書き注文書
- レイアウトの異なる注文書
読み取った情報をCSVなどで出力できれば、販売管理システムや基幹システムへの登録にも活用できます。
さらに、RPAなどと連携すれば、OCRで読み取った注文データを後続システムへ登録する処理まで自動化できる場合があります。
■ AI-OCR導入で実現できる注文書の業務効率化
AI-OCRを注文書の処理に活用すると、読み取りやデータ化だけでなく、その後の受注業務まで効率化できます。
ここでは、AI-OCRを注文書に活用することで実現できる代表的な業務効率化について紹介します。
● 受注入力の負担を軽減できる
注文書をAI-OCRで読み取り、注文番号や商品コード、数量、金額などの情報をデータ化すれば、担当者が注文書を見ながら一つずつ入力する作業を減らせます。
例えば、メールで届いたPDF注文書やFAXで受け取った注文書をAI-OCRで読み取り、データ化した後にCSVとして出力すれば、販売管理システムなどへの登録に活用できます。
これにより、受注担当者はすべての項目を手入力するのではなく、読み取り結果の確認や修正など、必要な作業に集中できるようになります。
● 販売管理システムや基幹システムへの登録につなげられる
注文書をデータ化する際は、OCRで読み取った後の処理まで考えることが重要です。
AI-OCRから出力したデータを既存システムへ取り込めれば、注文書の内容を手入力して登録する工程を減らせます。
例えば、
注文書を受領
→ AI-OCRで読み取り
→ 読み取り結果を確認・修正
→ CSV出力
→ 販売管理システムなどへ登録
という流れを構築できます。
さらにRPAなどを組み合わせれば、定型的なシステム登録作業まで自動化できる場合があります。
● 注文データを蓄積・分析できる
注文書をデータ化すると、受注処理の効率化だけでなく、蓄積したデータを業務改善にも活用できます。
例えば、
- 商品別の受注状況
- 顧客ごとの注文傾向
- 月別・季節別の受注推移
- 注文数量の推移
などを集計・分析することで、販売状況の把握や業務改善に役立てられます。
紙の注文書を保管するだけでは難しかったデータ活用も、注文情報をデジタルデータとして蓄積することで実現しやすくなります。
■ AIROなら注文書のデータ化から文書活用まで対応
AIROは、紙やPDFなどの文書を読み取り、業務で利用できるデータへ変換するAI-OCRサービスです。
注文書のデータ化だけでなく、CSV出力やAI検索による文書活用まで見据えて利用できることが特徴です。
● 紙・PDF・FAX・手書き注文書に対応
AIROでは、さまざまな形式の注文書を読み取り、必要な情報を抽出できます。
- 紙の注文書
- PDF注文書
- FAX注文書
- スキャン画像
- 手書き注文書
- レイアウトの異なる注文書
注文書の形式が取引先ごとに異なる場合でも、帳票の内容に応じて必要な情報を抽出し、データ化できます。
なお、手書き文字は文字の状態や帳票の品質によって認識結果が異なるため、実際の注文書を使って事前に読み取り精度を確認することをおすすめします。
※手書き文字の読み取り精度や活用事例については、「AI-OCRで手書き文字はどこまで読める？活用事例と合わせて解説」で詳しく紹介しています。
● 読み取った注文データをCSVで出力できる
AIROで抽出したデータは、CSV形式で出力できます。
CSVで出力した注文データは、販売管理システムや基幹システムへの取り込み、RPAを利用した定型業務などに活用できます。
例えば、
注文書
↓
AIROで読み取り
↓
注文情報をデータ化
↓
CSV出力
↓
販売管理システムへ登録
という流れを構築することで、注文書の内容を手入力する工程を減らせます。
既存のシステムや業務フローに合わせてCSVデータを活用できるため、注文書のデータ化をきっかけに受注業務全体の効率化を検討できます。
● AI検索でデータ化した文書を活用できる
注文書は、データ化して登録するだけでなく、必要な情報を後から探しやすくすることも重要です。
AIROでは、AI検索機能を利用して、データ化した文書を検索・活用できます。
例えば、
- 「○○株式会社の注文書を探したい」
- 「商品Aが記載された注文書を確認したい」
- 「過去の注文内容を確認したい」
といった場合に、蓄積した文書から必要な情報を探すことができます。
注文書だけでなく、請求書や契約書、マニュアルなどの社内文書もまとめて検索・活用できるため、AI-OCRによるデータ化を文書管理やナレッジ活用につなげられる点もAIROの特徴です。
※AI検索機能について詳しく知りたい方は、こちらをご覧ください。
■ AIROの注文書データ化が向いている企業
AI-OCRの導入を検討している場合、単に「OCRを導入する」のではなく、自社の注文書や受注業務に合っているかを確認することが重要です。
AIROは、例えば次のような企業に適しています。
- 紙・FAX・PDFの注文書を扱っている
- 取引先ごとに注文書のレイアウトが異なる
- 手書き注文書の入力業務が発生している
- 注文内容を販売管理システムへ手入力している
- OCRで読み取ったデータをCSVで活用したい
- 注文書などの文書を後から検索・活用したい
注文書の種類や現在の業務フローによって適した運用は異なるため、実際の帳票をもとに読み取りやデータ化の方法を検討することが大切です。
※AI-OCRを使用した活用事例を知りたい方は、こちらもご覧ください。
■ AI-OCRで注文書をデータ化する際のよくある質問
● AI-OCRは手書き注文書にも対応していますか？
はい。AI-OCRは機械学習を活用することで、従来のOCRでは読み取りが難しかった手書き文字にも対応できます。ただし、文字の状態や帳票の品質によって認識精度は異なるため、事前に読み取り精度を確認することをおすすめします。
● PDFやFAXの注文書をAI-OCRで読み取れますか？
はい。AI-OCRでは、PDFやFAXをスキャンした画像などを読み取り、注文書に記載された情報をデータ化できます。
ただし、サービスによって対応できるファイル形式や読み取り可能な帳票には違いがあるため、導入前に確認しておきましょう。
● AI-OCRで読み取った注文データをCSVにできますか？
サービスによって異なりますが、AIROでは抽出したデータをCSV形式で出力できます。
販売管理システムや基幹システムへの取り込み、RPAによる後続処理など、既存の業務フローに合わせて活用できます。
● 取引先によって注文書のレイアウトが異なっていても対応できますか？
AI-OCRの対応範囲はサービスによって異なります。
取引先ごとに異なるレイアウトの注文書を扱う場合は、定型帳票だけでなく、非定型の帳票にも対応できるか確認することが重要です。
AIROについては、実際の注文書をもとに対応方法をご案内できますので、まずはお問い合わせください。
■ AI-OCRで注文書の入力・転記業務を効率化
注文書の入力業務では、紙・FAX・PDF・手書きなどさまざまな形式の注文書を確認しながら、販売管理システムなどへ手入力する作業が発生します。
AI-OCRを活用すれば、注文書に記載された注文番号や商品名、数量、金額などの情報を読み取り、データ化できます。
さらに、CSV出力や販売管理システム、RPAなどとの連携によって、注文書の受領からデータ登録までの業務を効率化することも可能です。
AIROは、注文書をはじめとするさまざまな文書に対応したAI-OCRサービスです。紙・PDF・FAX・手書きなどの注文書をデータ化し、CSVとして出力できるほか、AI検索を活用した文書の検索・活用にも対応しています。
「注文書の入力作業を減らしたい」「FAXやPDFの注文書をデータ化したい」「OCRで読み取ったデータをその後の業務にも活用したい」
このような課題をお持ちの場合は、AIROをご検討ください。
