AI-OCRで注文書をデータ化する方法｜PDF・FAX・手書き注文書をExcel・CSVへ自動変換

2026/7/14

■ 注文書の入力業務に時間がかかっていませんか？

受注業務では、取引先から届く注文書の内容を販売管理システムや基幹システムへ入力する作業が欠かせません。しかし、多くの企業では今でも紙やFAX、PDF形式の注文書が使われており、担当者が手作業で入力しているケースが少なくありません。

特に以下のような課題を感じている企業は多いのではないでしょうか。

• FAXや紙の注文書を毎日手入力している
• 入力ミスや転記漏れが発生してしまう
• 注文書のフォーマットが取引先ごとに異なる
• 手書きの注文書が多く、読み取りに時間がかかる
• 月末や繁忙期に受注処理が集中する

このような課題を解決する手段として注目されているのがAI-OCRです。

AI-OCRは、紙やPDF、FAX、画像データなどの注文書を高精度で読み取り、ExcelやCSV形式へ自動変換できます。さらに、販売管理システムやRPAと連携することで、受注業務全体の自動化も実現できます。

本記事では、注文書をデータ化するメリットや課題、AI-OCRによるデータ化の仕組み、導入時のポイントまで詳しく解説します。

■ 注文書のデータ化とは？

注文書のデータ化とは、紙やFAX、PDFなどで受け取った注文書をデジタルデータへ変換し、業務で活用できる状態にすることです。

以前は紙をスキャンしてPDFとして保存するだけでも「電子化」と呼ばれていました。しかし、それだけでは注文内容をシステムへ入力する作業は残ったままです。

本当の意味での注文書データ化とは、注文書に記載された情報をコンピューターが扱えるデータとして抽出し、ExcelやCSV、販売管理システムなどへ取り込める状態にすることを指します。

例えば、次のような情報を自動でデータ化できます。

• 注文番号
• 注文日
• 会社名
• 商品コード
• 商品名
• 数量
• 単価
• 金額
• 納品先

これらを自動で抽出できれば、担当者が一件ずつ入力する必要がなくなり、受注業務を大幅に効率化できます。

■ 注文書をデータ化するメリット

● 入力作業を大幅に削減できる

注文書の手入力は、多くの企業で大きな負担となっています。

例えば、1日に100件の注文書を処理する場合、1件あたり3～5分かかるとすると、5～8時間近くを入力作業だけに費やすことになります。

AI-OCRを活用すれば、注文内容を自動で抽出できるため、担当者は確認・修正だけで済み、入力時間を大幅に削減できます。

● 入力ミス・転記ミスを防止できる

手入力では、

• 数量の入力間違い
• 商品コードの入力ミス
• 桁数の誤入力
• 注文先の入力漏れ

などのヒューマンエラーが発生しやすくなります。

これらは誤出荷や納期遅延、顧客対応の増加につながるため、企業にとって大きな損失となることもあります。

AI-OCRを活用することで、人による入力作業を減らし、ミスの発生を抑えられます。

● 受注処理をスピーディーに行える

注文書をデータ化すると、販売管理システムや基幹システムへの登録もスムーズになります。

注文受付から出荷指示までの時間を短縮できるため、

• 当日出荷
• リードタイム短縮
• 顧客満足度向上

にもつながります。

● データを二次活用できる

注文情報がExcelやCSVで管理できるようになると、

• 売上分析
• 商品別集計
• 顧客分析
• BIツールとの連携

などにも活用できます。

紙の注文書では難しかった分析業務も容易になり、経営判断にも役立つデータとして利用できます。

■ 注文書データ化でよくある課題

注文書をデータ化したいと考えていても、多くの企業では次のような課題があります。 

● 手入力による業務負荷

最も多い課題が、注文内容の手入力です。

紙やFAXで届いた注文書を見ながら販売管理システムへ入力する作業は時間がかかるだけでなく、担当者によって作業スピードにも差が出ます。

さらに繁忙期には入力作業が追いつかず、残業や人員増加の原因になることもあります。

● 手書き注文書への対応が難しい

現在でも、

• 飲食業
• 卸売業
• 建設業
• 医療業界

などでは手書き注文書が使われています。

文字の癖や記入漏れがあるため、従来のOCRでは正しく読み取れず、結局手入力になってしまうケースも珍しくありません。

● PDF・FAX・画像など形式がバラバラ

注文書は、

• PDF
• FAX
• スキャン画像
• スマートフォン撮影画像

など様々な形式で届きます。

形式が異なるたびに処理方法が変わるため、業務が複雑になりやすい点も課題です。

● 取引先ごとにレイアウトが異なる

企業によって注文書のデザインは大きく異なります。

例えば、

• 項目の位置
• 表の構成
• 商品一覧のレイアウト
• 帳票サイズ

などが異なるため、従来のOCRでは帳票ごとに設定が必要になるケースもあります。

そのため、新しい取引先が増えるたびに設定変更が必要となり、運用負荷が高くなってしまいます。

■ AI-OCRで注文書をデータ化する仕組み

こうした課題を解決するのがAI-OCRです。

従来のOCRは、あらかじめ決められた位置にある文字を読み取ることを得意としていました。そのため、レイアウトが異なる注文書や手書き文字では読み取り精度が低下することがありました。

一方、AI-OCRは機械学習や画像認識技術を活用することで、帳票の構造や文字の特徴を解析し、さまざまな形式の注文書から必要な情報を抽出できます。

※詳しくはこちらのコラムもご覧ください。

例えば、以下のような注文書にも対応できます。

• 紙の注文書
• FAX注文書
• PDF注文書
• スキャンデータ
• 手書き注文書
• 非定型の注文書

抽出したデータは、ExcelやCSV形式で出力できるため、販売管理システムや基幹システムへの取り込みもスムーズです。

さらに、RPAやワークフローシステムと連携すれば、「注文書の受領からデータ入力、システム登録まで」を自動化することも可能です。

AI-OCRは単なる文字認識ツールではなく、受注業務全体の効率化やDXを支える重要な技術として、多くの企業で導入が進んでいます。

■ AI-OCR導入で実現できること

AI-OCRを導入することで、注文書のデータ化だけでなく、その後の受注業務まで効率化できます。ここでは、AI-OCRの導入によって実現できる代表的な活用例をご紹介します。 

● 受注入力業務を自動化できる

注文書をAI-OCRでデータ化すれば、販売管理システムや基幹システムへ入力する作業を大幅に削減できます。

例えば、メールで受け取ったPDF注文書やFAXで届いた注文書をAI-OCRで読み取り、ExcelやCSVへ変換した後、そのデータをシステムへ取り込むことで、担当者による転記作業を最小限に抑えられます。

これにより、

• 受注処理時間の短縮
• 入力ミスの削減
• 担当者の負担軽減
• 繁忙期の業務平準化

など、多くの効果が期待できます。

● 基幹システムや販売管理システムと連携できる

AI-OCRは単独で利用するだけでなく、既存のシステムと連携することで、より高い業務効率化を実現できます。

例えば、

• 販売管理システム
• 基幹システム（ERP）
• 在庫管理システム
• 受発注システム

などと連携することで、注文書のデータをスムーズに取り込み、入力作業をさらに削減できます。

CSVやExcel形式で出力できるAI-OCRであれば、多くのシステムと連携しやすい点もメリットです。

● 注文データを分析や業務改善に活用できる

注文書をデータ化することで、受注業務の効率化だけでなく、蓄積したデータを経営や営業活動に活用できるようになります。

例えば、

• 商品ごとの受注件数
• 売上推移
• 顧客ごとの注文傾向
• 季節ごとの需要分析

などを簡単に集計・分析できます。

紙の注文書では難しかったデータ活用も、デジタルデータとして蓄積することで、経営判断や業務改善に役立てられます。

■ AIROなら注文書のデータ化から文書活用まで実現

AIROは、注文書をデータ化するだけでなく、その後の文書活用まで見据えたAI-OCRサービスです。

多くのAI-OCRサービスは「文字を読み取ること」が目的ですが、AIROは抽出したデータを業務で活用しやすい形にすることを重視しています。

● PDF・FAX・手書き注文書にも対応

AIROは、

• 紙の注文書
• PDF注文書
• FAX注文書
• スキャン画像
• 手書き注文書

など、さまざまな形式の注文書に対応しています。

異なるレイアウトの帳票から必要な項目を抽出し、業務で利用しやすいデータとして活用できます。

※手書き文字の読み取り精度や活用事例については、「AI-OCRで手書き文字はどこまで読める？活用事例と合わせて解説」で詳しく紹介しています。 

● Excel・CSVへの出力に対応

抽出した注文データは、ExcelやCSV形式で出力できます。

そのため、

• 販売管理システム
• 基幹システム
• RPA
• BIツール

などとの連携も容易で、既存の業務フローを大きく変更することなく導入できます。

● AI検索による文書活用も可能

注文書はデータ化して終わりではありません。

過去の注文履歴や関連文書を必要なときに素早く確認できる環境を整えることも重要です。

AIROでは、AI検索機能を活用することで、データ化した文書の検索や活用を効率化できます。

例えば、

• 「○○株式会社の過去の注文履歴を確認したい」
• 「特定の商品が含まれる注文書を探したい」
• 「過去1年間の注文内容をまとめて確認したい」

といった場面でも、必要な情報へ素早くアクセスできます。

注文書だけでなく、請求書や契約書、マニュアルなど他の文書もあわせて活用できるため、社内の文書管理・ナレッジ活用にも役立ちます。

※AI検索機能について詳しく知りたい方は、こちらをご覧ください。

■ AIROの活用事例

● 製造業

製造業では、多数の取引先から異なるレイアウトの注文書が届くケースが多くあります。

AIROを導入することで、注文内容を自動でデータ化し、販売管理システムへの入力作業を効率化できます。

● 卸売業

FAXによる受注が多い卸売業では、担当者による手入力が大きな負担となっています。

AIROを活用することで、FAX注文書を自動で読み取り、受注処理時間の短縮と入力ミスの削減を実現できます。

● 食品業

飲食店から届く手書き注文書への対応が必要な食品業界でもAI-OCRは有効です。

注文内容を迅速にデータ化することで、出荷までの時間短縮や業務負荷の軽減につながります。

● 医療・介護業

医療材料や介護用品の注文書は、FAXでやり取りされるケースも多くあります。

AIROを導入することで、受注業務の効率化だけでなく、データの蓄積や検索も容易になります。

※AI-OCRを使用した活用事例を知りたい方は、こちらもご覧ください。

■ よくある質問

● AI-OCRは手書き注文書にも対応していますか？

はい。AI-OCRは機械学習を活用することで、従来のOCRでは読み取りが難しかった手書き文字にも対応できます。ただし、文字の状態や帳票の品質によって認識精度は異なるため、事前に読み取り精度を確認することをおすすめします。

● PDFやFAXの注文書も読み取れますか？

はい。PDFやFAX、スキャン画像など、さまざまな形式の注文書を読み取ることができます。

● ExcelやCSVへの出力はできますか？

はい。AIROでは抽出したデータをExcelやCSV形式で出力できるため、販売管理システムや基幹システムとの連携にも活用できます。 

● レイアウトが異なる注文書でも対応できますか？ 

取引先ごとにレイアウトが異なる注文書にも対応可能です。詳細な対応範囲については、帳票の種類や運用方法に応じてご提案します。

■ まとめ

注文書の手入力は、多くの企業で時間とコストがかかる業務の一つです。紙やFAX、PDF、手書き注文書をそのまま運用し続けると、入力ミスや作業負荷が増え、受注業務の効率化が進みにくくなります。

AI-OCRを活用すれば、注文書を高精度にデータ化し、ExcelやCSVへ自動変換することで、受注入力業務の効率化やヒューマンエラーの削減が期待できます。さらに、RPAや販売管理システムと連携することで、受注からシステム登録までの自動化も実現可能です。

AIROは、注文書をデータ化するだけでなく、AI検索による文書活用までサポートするAI-OCRサービスです。受注業務の効率化やDXを検討している企業は、ぜひAIROの導入をご検討ください。